마주보고 있는 듯한 생생한 감각의 화상회의

NTT DoCoMo는 NTT 그룹의 종합 ICT 사업을 담당하는 회사로서 휴대전화 서비스, 단말기 판매, 영상·음악 유통 등 통신 사업, 결제 서비스 등을 담당하고 있습니다. ADECIA라고 명명된 야마하의 화상회의를 위한 원스탑 사운드 솔루션은 아오모리, 아키타, 이와테, 야마가타, 미야기 및 후쿠시마의 6개의 현을 관할하고 있는 NTT DoCoMo Tohoku Inc.에 설치되었습니다. 이번 시간, 기획총무부의 관리자 Ueno Hidetoshi, 동일 부서의 Masaru Hirayama와 이야기를 나눌 수 있었습니다. 저희는 그들이 ADECIA를 채용한 이유와 시스템이 설치된 이후 어떻게 사용자 친화적인 시스템임을 입증하였는지 알고 싶었습니다. (인터뷰 당시의 직책)

먼저, NTT DoCoMo라는 회사와 Tohoku 지사의 대해서 간단하게 설명해주시겠어요?

Mr. Ueno: 우리 회사는 1991년 8월 NTT Mobile Communications Planning Corporation이라는 이름으로 설립되어 일본 전신전화 공사 시대에 시작된 호출기 서비스로 영업을 시작했고, 이듬해 7월에 사업을 시작했습니다. 우리 회사는 현재 스마트폰과 태블릿을 중심으로 한 이동통신을 주요 사업으로 전개하고 있으며, 편안하고 편리한 삶을 이루기 위한 다양한 서비스를 제공하는 등 통신문화의 새로운 세계를 만든다는 기업 철학 아래 앞으로도 사업을 확장해 나갈 것입니다. (일본 동북쪽에 위치한)Tohoku 지역에 위치하여 6개의 현을 관할하고 있는 Tohoku 지사는 현 내에 기반을 두고 있는 곳들과 공조하여 편리하게 NTT DoCoMo 서비스를 이용할 수 있도록 다양한 제안을 하고 있습니다.

어떻게 ADECIA 설치를 선택하게 되었는지 설명해 주시겠어요?

Mr. Ueno: ADECIA는 Tohoku빌딩에 있는 Tohoku지사 사무실의 대형 회의실에 설치되었습니다. 통상적인, 프로젝터와 오디오 장비를 포함한 회의 보조 시스템을 설치하였으며, 취임식, 트레이닝 세션 그리고 사내 회의와 같은 다양한 행사를 진행할 수 있는 환경을 구성하였습니다. 우리는 시스템의 업데이트를 고려하는 한편 코로나 팬데믹에 대처하는 상황에 직면하였습니다. 이전과는 다르게 모두가 함께 모이던 회의 및 행사들은 온라인 기반의 회의와 행사로 전환되어야 할 필요가 있었습니다. 그 당시 제가 고려했던 것은 특히나 우리가 온라인으로 회의를 진행하기 때문에 원격근무를 하는 직원들에게 실제 회의와 다름없는 실제와 같은 감각의 오디오를 전하는 것이었습니다. 불명확한 오디오가 지리적으로 멀리 있는 상대에게 전해진다면, 그들은 멀리 떨어져 있음을 더 강하게 느끼게 됩니다. 그것이 바로 제가 가능한한 명확하게 오디오를 수음하는 회의 시스템을 고르기 원한 이유였고 ADECIA를 선택하는 계기가 되었습니다.

회의실의 설정이 변화되었다고 들었습니다. 그리고 마이크에 설정에서의 부담이 감소한 것도 ADECIA를 설치한 또 다른 이유입니다.

Mr. Hirayama: 네, 맞습니다. 이 회의실은 파티션을 사용하여 2개의 방으로 분리하여 사용하지만 때로는 파티션을 제거하여 하나의 방으로 사용하기도 합니다. 우리는 이 회의실을 각각의 회의 스타일과 행사들에 맞추어 활용할 수 있습니다. 이에 따라, 우리의 회의 지원 시스템의 업그레이드를 결정하였을 때, 회의실 내 테이블과 의자들의 위치를 변경하는 등의 상황에서도 가능한한 부드럽게 준비가 진행될 수 있는 환경이 포함되기를 희망하였습니다. 각 온라인 미팅의 장소 설정에 맞게 마이크를 설정해야 하는 것은 다소 번거롭습니다. 또한, 코로나 팬데믹 상황에서 회의를 진행할 때, 사람들은 물리적으로 너무 가깝게 있지 않으려고 자리를 띄어 앉습니다. 이는 필요한 마이크의 개수가 증가함을 의미하였고 각각의 발표자에 맞추어 충분한 수량을 구비하여야 했습니다. 회의실을 새로 준비하는 과정에서 우리가 당면한 부하를 줄일 수 있는 좋은 방법에 관해 논의하던 중, 저는 Towa 엔지니어링을 통해 소개받은 천장형 마운트 마이크에 대해서 알 수 있었습니다. 그들은 전 일본에 걸쳐 주요 기업, 대학교 및 정부기관의 오디오 시스템 및 회의실의 설계 및 공사를 진행해 온 입증된 업체입니다.

야마하 외의 업체에서 제공하는 천장형 마운트 마이크 시스템을 고려해보신 적이 있으신가요?

Mr. Hirayama: 네, 우리는 타사의 제품들도 고려했었습니다. 하지만 사운드 퀄리티를 실제로 확인하기 위해서 도쿄 야마하 쇼룸과 DoCoMo Tohoku빌딩을 연결하여 보기로 결정하였고, 결과적으로 룸 공간 내의 어느 곳에서나 명료하게 음성을 잡아내고 원격접속지로 깨끗한 오디오를 전송할 수 있는 점이 제품선택의 이유가 되었습니다. RM-CG는 자동음성추적 기능이 있어서 공간 내 다른 곳에서 이야기하더라도 발표자를 훌륭히 포착할 수 있었습니다.

ADECIA를 설치하신지 1년 이상이 지났는데요. 사용하면서 가장 인상적인 부분은 무엇이었나요? 그리고 사용하기에 얼마나 쉬운가요?

Mr. Ueno: 천장 어레이 마이크는 매우 명료한 오디오를 전달하며 실제와 같은 느낌의 존재감을 줍니다. 마치 대면 회의를 하고 있는 것 같지요. 통상적으로 마이크에 직접 소리를 낼 때는 주의가 필요합니다. 그러나 현재는 시스템이 자동적으로 오디오를 포착해냅니다. 마이크가 어디에 있는지 주의를 기울일 필요가 없어 스트레스를 많이 줄일 수 있었습니다. 시스템은 천장에 설비되어 있기에 시야를 방해하지도 않습니다. 이러한 부분은 굉장히 사용자 친화적이라고 생각합니다.

Mr. Hirayama: 천장형 설치는 마이크를 설정하는 과정에서의 골칫거리들을 극적으로 줄여주었습니다. 또한 테이블 배치의 자유도를 굉장히 높일 수 있었습니다. 이전 회의들은 거의 항상 대면으로 진행되었습니다. 그러나 코로나 펜데믹으로 인하여 참석자 수가 대폭 감소되고 한 사람이 다수의 사람에게 내용을 전달하는 형태의 회의가 증가하였습니다. 그렇기 때문에 우리는 다양한 형태의 회의 스타일이 가능하게 되어 굉장히 기쁩니다.

NTT DoCoMo는 종합ICT사업을 확장해 나가고 있는 통신업계를 이끄는 회사입니다. 코로나 팬데믹으로 인하여 온라인 회의와 원격업무의 중요성이 점차 높아지고 있는 것이 맞을까요? 더해서, 회의 지원 시스템은 미래에 어떻게 바뀌어 나갈 것이라고 생각하시나요?

Mr. Ueno: 업무를 위한 온라인 사용은 기회, 빈도 및 방법론적인 측면에서 극적으로 변화하였습니다. 우리는 이제 정기적인 업무를 점점 더 원격으로 바꾸어 가고 있습니다. NTT 그룹도 2020년 코로나 이후의 세상에 대한 관점을 가지고 “Remote World”(원격화가 대중화된 사회)에 초점을 두었으며, 이를 달성하기 위한 노력을 시작하였습니다. 올해 7월, 우리는 원격 근무를 통해 직원들의 근무지에 대한 제한을 해소하는 등 시대를 앞서갈 수 있는 정책들을 차례로 시행했습니다. 이번 봄, 우리 그룹의 새로운 비전을 발표했습니다. 그것은 바로 “NTT XR”로 명명한 가상현실(VR), 증강현실(AR) 등 기술을 활용한 서비스를 제공하여 많은 사람들에게 현실감과 경험을 공유할 수 있도록 하는 것입니다. 이러한 기술을 접목함으로써 컨퍼런스 지원 시스템도 변화하기 시작할 것으로 보고 있습니다. 회의라고 하면 다소 경직된 이미지를 가지고 있습니다. 하지만, 예를 들어, 실제의 내가 아닌 매력적인 캐릭터(아바타)로 회의에 참여할 수 있는 회의 지원 시스템이 있다면 이전에는 없었던 새로운 커뮤니케이션을 바탕으로 새로운 아이디어들을 떠올릴 수 있을 것입니다.